Автоматизация ресторана нужна для решения конкретных задач, а ее целью является быстрое предоставление информации для анализа состояния ресурсов компании и для принятия своевременных управленческих решений.   Ключевые слова здесь – «быстрое» и «своевременных». Ведь в конечном итоге, чем быстрее узнали – тем оперативнее отреагировали. Посмотрели. Увидели, что официант ворует (неприятно, но, к сожалению, не редкость) – поставили на вид или уволили, не дожидаясь, пока он купит себе автомобиль на ваши деньги.   Получили данные о посещениях VIP-клиентов за последний месяц – вовремя поняли с кем нужно работать, чтобы совсем не потерять важную персону. И так во всех разрезах учета: Посетители; Персонал; Товарно-материальные потоки; Поставщики; Финансовые показатели. Современный динамичный рынок ресторанного бизнеса требует соответствующего подхода. Как говорили еще древние римляне – «Periculum in mora», или наши классики – «Промедление смерти подобно».   Рассмотрим некоторые системы автоматизации правления ресторанов,наприме: Сегодня с системой автоматизации ресторанов R-Keeper работают более 10 000 пользователей. Ее интерфейс и функциональность хорошо знакомы многим из тех, кто трудится в ресторанном бизнесе на всех его уровнях, - официантам, кассирам, бухгалтерам, менеджерам и управленцам. По сути, R-Keeper уже стал стандартом для российских предприятий общественного питания, и вновь открывающиеся заведения не экспериментируют с новыми системами, чтобы воспользоваться опытом, накопленным другими рестораторами, и не переучивать персонал.
	Живой как жизнь Но управляющие ресторанами и кафе выбирают R-Keeper не только в силу привычки и из соображений "хочу как у них". С начала 90-х годов, когда были созданы и внедрены первые версии программы, компания UCS, разработчик системы, во всем прислушивается к непосредственным пользователям R-Keeper. Программа дополняется функциями и изменяется так, как требуют владельцы предприятий. Очень большую роль в "открытии" системы сыграла корпорация "Росинтер", автоматизировавшая с ее помощью рестораны более 10 лет назад. В результате R-Keeper вырос вместе со своими пользователями, наступившими на все положенные грабли российского бизнеса и законодательства, и теперь "заточен" под нужды российского предприятия общепита разного формата - от корпоративной столовой и небольшого кафе до многозального ресторана и фастфуда. И сейчас любому пользователю R-Keeper достаточно сформулировать ясное требование и поставить разработчикам задачу, чтобы получить какую-то нужную новую функцию - быстро и бесплатно. Но чтобы найти такую задачу, нужно как следует постараться, поскольку нынешней функциональности системы с лихвой хватает для всестороннего ресторанного учета.
Что это такое Когда речь заходит об автоматизации заведения, правильнее говорить не о программе, а о системе или программно-аппаратном комплексе. Владельцам заведений проще и выгодней покупать не софт, а собранный с учетом его потребностей комплект программного обеспечения и оборудования - компьютерного "железа" и специальной торговой техники. Они устанавливаются и налаживаются в один прием, так что предприятие автоматизируется "под ключ". После внедрения его можно открывать и работать в полную силу. Консультации по подбору нужного обеспечения и оборудования проводятся нашими специалистами в начале проекта. Составляется определенная конфигурация, а затем мы поставляем все необходимое и в дальнейшем обслуживаем и ремонтируем технику.
	Скатерть-самобранка Одной из самых привлекательных черт R-Keeper для владельца ресторана или кафе является легкость его внедрения и модифицирования. Как автоматизаторы мы можем сказать - мы не любим проекты, которые требуют молниеносного развертывания системы в ночь перед открытием ресторана или бара. Но они случаются, и реализовать их возможно. За несколько часов мы способны поставить, собрать и наладить систему, так что завтра кассы будут работать, а учет - идти своим ходом. Но такие авральные случаи - редкость, а вот обращение к нам за 3-4 дня до открытия почти правило. В отличие от других систем, также используемых на рынке, R-Keeper не требует многодневной отладки, настройки и тестирования. Ресторан будет работать, а система - доводиться до ума, когда вы уже будете получать деньги.
Так же быстро и просто система модифицируется и дополняется новым оборудованием и программными функциями, когда вам потребуется открыть летнюю площадку или организовать учет разливных напитков. А если спланировать все чуть-чуть заранее, за пару месяцев, и не забыть об автоматизации за покраской стульев и подбором торшеров, то можно не только успеть сделать все "от и до" к открытию, но и обучить персонал. Един в четырех лицах Программная часть системы R-Keeper глазами пользователей - это несколько отдельных программ, предназначенных для главных действующих лиц типичного предприятия общепита. Модули "Официант", "Бармен", "Кассир" и "Менеджер" рассчитаны на определенные полномочия и предполагают выполнение регламентированных операций: формирование заказа, ввод меню, внесение денег в кассу, просмотр отчетности и др. Регистрация и "опознавание" сотрудника происходит в системе с помощью персональных магнитных карт. Каждое действие требует авторизации.
	Официант На терминал официанта (или КПК, заменяющий бумажный блокнот) устанавливается модуль "Официант". Он позволяет сформировать заказ и отправить его на кухню, распечатать для клиента предварительный счет, отменить блюда и напитки (если менеджер даст ему полномочия на это действие), сделать дополнительный заказ и т. д. Последовательность действий официанта заложена в систему таким образом, чтобы предотвратить махинации со счетом, столиками и отказами от блюд. Официант имеет право открыть стол только на свое имя, что исключает возможность возникновения случайных ошибок. Кассир Кассир регистрирует барменов и официантов в начале рабочего дня и оплачивает их счета. Он получает от официанта деньги, которые вручает ему клиент, и пробивает фискальный чек. Кассир выбирает способ оплаты заказа (наличные, кредитные карты или другой платеж) или комбинирует в одном платеже несколько типов сразу.
Пока чек не будет пробит, заказ будет "висеть" в системе, и рабочий день закрыть нельзя. В момент завершения операции со складов автоматически списывается то количество продуктов, которое израсходовано на изготовление блюд согласно калькуляционным картам.
	Бармен Бармен, обслуживающий людей у стойки, совмещает функции официанта и кассира. Он работает с терминалом заказа и кассовым ящиком и имеет право закрывать счет. От кассира бармен отличается тем, что может работать только со своими счетами - полная их таблица бармену недоступна. Менеджер В зависимости от уровня полномочий, менеджеров может быть несколько: менеджер зала, менеджер офиса и администратор. Они используют одинаковый модуль, но имеют доступ к разному количеству функций. Самые широкие возможности у администратора, роль которого обычно выполняет владелец или управляющий ресторана. Он контролирует всю работу ресторана, может менять любые параметры системы и передавать часть своей ответственности "младшим" менеджерам.
В их обязанности входит заполнение и изменение всех рабочих словарей ресторана (меню, списка персонала и др.), выполнение отказов, закрытие кассового дня и снятие отчетов. Подробное описание возможностей менеджера системы R-Keeper содержится в 500-страничном "Руководстве менеджера", где подробно, наглядно и понятно рассказывается, как работать с комплексом, чтобы по максимуму использовать его функциональность.
Примерная схема подключения сисстемы R-Keeper
Рука на пульсе Помимо отчетов, которые выдают информацию о делах ресторана после закрытия дня, в R-Keeper можно контролировать работу предприятия в режиме реального времени. Для этого к основной системе подключается небольшое приложение "Монитор". С его помощью на менеджерском компьютере можно получать информацию о списках заказов и чеков на текущий момент (с возможностью просмотра любого пункта) и балансе по оплаченным и незакрытым сетам. Особенно приятно пользоваться этим приложением из дома (удаленный доступ по интернету - хорошее решение для владельца, следящего за работой из другого города, страны или хотя бы загородного коттеджа). Нажимаешь кнопку обновления информации - закрыт еще один чек, выручка увеличилась, нажимаешь еще раз - опять прибавка к общей сумме. Хорошо.